De termen contractmanagement en contractbeheer worden met regelmaat door elkaar gebruikt, maar het is belangrijk om het onderscheid tussen de twee te begrijpen. Contractbeheer is namelijk slechts een onderdeel van contractmanagement, en een contractmanager heeft dan ook een breder en meer divers takenpakket dan een contractbeheerder. Bij contractmanagement gaat het namelijk om het gehele proces van het opstellen, uitvoeren, analyseren en optimaliseren van contracten.
Een gedegen Contract Management Systeem (CMS) kan helpen bij het efficiënter beheren en managen van contracten. Een CMS biedt meer inzicht in leveranciersafspraken en risicomanagement, waardoor je beter geïnformeerd beslissingen kan nemen en zorgt voor een effectieve uitvoering van de contracten. Een CMS kan dus bijdragen aan het optimaliseren van het contractbeheerproces.
Contractbeheer en contractmanagement kan van belang zijn voor meerdere afdelingen binnen een organisatie, zoals inkoop, financiële afdeling en sales. Het management speelt binnen iedere afdeling een belangrijke rol, doordat het enerzijds de efficiëntie kan verhogen en anderzijds kan zorgen voor kostenvoordelen en volledige contractdossiers onder de juiste posten voor de inkoopafdeling.
Het doel van een contractmanager is het verhogen van de omzet en winstgevendheid door optimalisatie, en daarmee het risico te reduceren. Het totale spectrum van het managen, implementeren en verbeteren van contracten in IT is dus meer dan contractbeheer. Dat betekent niet dat contractbeheer niet belangrijk is. Integendeel: contractbeheer biedt u inzicht in lopende contracten, afspraken en alle relevante informatie vanuit de IT leverancier.
Het belang van contractmanagement
Bij het sluiten van contracten is contractmanagement van groot belang. Correcte en legitieme afspraken zorgen ervoor dat risico’s worden verkleind, maar ook in de verdere fases is management relevant. Het is namelijk meer dan enkel het afsluiten en beëindigen van contracten. De juiste afspraken met de IT leverancier voorkomen toekomstige problemen als imagoschade of financiële schade.