Aankoop en kostenbesparing bij 3rd Party software in Azure: Een korte analyse

Aankoop en kostenbesparing bij 3rd Party software in Azure: Een korte analyse

1. Aanschaf als Azure-product

Wanneer een organisatie ervoor kiest om een 3rd party product als een Azure-product aan te schaffen, wordt het product geleverd en gefactureerd door Microsoft er is dus geen relatie met de vendor vna het betreffende product. Voorbeelden hiervan zijn Azure Databricks, VMWare, SuSe Linux en RedHat. Contracten met Microsoft over support, maar ook afgesproken kortingen op organisatieniveau, zoals het Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) zijn van toepassing. De kosten van dergelijke aankopen naadloos geïntegreerd in usage-rapporten, waardoor transparantie wordt geboden voor showback en doorbelasting.

Commercieel gezien biedt Microsoft commitment-gebaseerde kortingen aan, vergelijkbaar met die op hun eigen ontwikkelde producten. Bijvoorbeeld, bij DataBricks kan men kiezen voor een jaarlijks of driemaandelijks monetair commitment, terwijl er voor Linux Azure-licentieplannen beschikbaar zijn.

2. Aanschaf vanuit de Azure Marketplace

Bij de aankoop via de Azure Marketplace wordt het 3rd party product geleverd door de externe partij, maar de facturering vindt plaats via de Azure-factuur. Marketplace-kosten zijn zichtbaar op de factuur. Het kan echter uitdagend zijn om deze te koppelen aan specifiek gebruik per Azure subscriptie waardoor het moeilijker wordt om deze kosten goed toe te wijzen. Leveranciers moeten voldoen aan strikte vereisten om in de Marketplace te worden opgenomen, waardoor Microsoft de goede werking tracht te waarborgen. De leverancier is verantwoordelijk voor het bieden van ondersteuning. Het gebruik van de Azure Marketplace kan in sommige gevallen meetellen voor het Azure Consumption Commitment (MACC).

Wat niet iedereen weet is dat er afwijkende afspraken gemaakt worden op het gebied van prijs en juridische voorwaarden. Het is dus mogelijk om kortingen overeen te komen op de standaardprijs die zichtbaar is in de publieke marketplace. Afwijkende afspraken worden vastgelegd in een Private Offer welke via de marketplace wordt afgenomen.

3. Rechtstreekse Aanschaf bij Vendor/Reseller

De laatste optie omvat de rechtstreekse aankoop van software bij een externe leverancier of reseller, gevolgd door implementatie in Azure. Deze implementatie kan IaaS, PaaS of SaaS betreffen. In het geval van IaaS komt het neer op een installatie vergelijkbaar met on-premises omgevingen. Bij PaaS bestaan er opties om Bring Your Own License (of Azure Hybrid Benefit) toe te passen voor bijvoorbeeld OS-licenties. Bij SaaS wordt het product geheel of gedeeltelijk geïnstalleerd in de Azure-omgeving, waarbij de leverancier het volledige beheer van het product op zich neemt.

Bij directe aankoop bepalen afnemer en leverancier gezamenlijk de voorwaarden voor productafname. Het is vaak mogelijk om eerder aangeschafte (on-premises) licenties te gebruiken in Azure. Aangezien alleen onderhoud en ondersteuning hoeft te worden betaald, zijn de kosten doorgaans lager dan bij nieuwe cloudaankopen. Toch vereist dit vaak een bepaald commitment, bijvoorbeeld in termen van het vastleggen van aantallen licenties of abonnementen voor een jaar, wat niet altijd goed samengaat met het flexibele karakter van cloud workloads.

Omdat deze producten buiten Azure worden aangeschaft, kunnen de aanschaf- en gebruikskosten niet standaard worden opgenomen in FinOps-kostenrapporten. Dit onderstreept het belang van samenwerking met Software Asset Management (SAM), die nauwlettend moet bijhouden hoe licenties in de cloud worden gebruikt in relatie tot de contracten, vooral gezien de flexibiliteit die de cloud met zich meebrengt. Daarnaast zal er een alternatieve wijze van showback opgesteld moeten worden of besloten worden deze kosten niet als cloudkosten te zien.

Overwegingen bij de keuze van wijze van aanschaf

Welke methode het meest geschikt is, hangt af van diverse factoren die tegen elkaar moeten worden afgewogen. Enkele overwegingen zijn:

• Bestaande softwarelicenties; Voor organisaties met reeds aangeschafte (eeuwige) softwarelicenties kan het efficiënter zijn deze in de cloud te implementeren dan nieuwe licenties aan te schaffen via de Marketplace of Microsoft.
• Beschikbaarheid van producten; Niet alle producten zijn rechtstreeks beschikbaar via Microsoft of de Marketplace, en niet alle on-premises licenties zijn geschikt voor cloudgebruik.
• Multi-/Hybrid Cloud-gebruik; Bij gelijktijdig gebruik van dezelfde producten in meerdere clouds, eventueel gecombineerd met een on-premise omgeving, kan rechtstreekse aanschaf een goede optie zijn. Dit biedt de mogelijkheid om te onderhandelen over gunstigere voorwaarden vanwege het grotere gecombineerde volume uit meerdere clouds.
• Snelheid van beschikbaarheid; Aanschaf via Azure/Marketplace resulteert doorgaans in snellere beschikbaarheid dan via een inkooptraject met de leverancier. Een privéaanbieding in de Marketplace kan echter meer tijd vergen dan het accepteren van een standaardaanbieding.
• Flexibiliteit van workloads; Voor flexibele workloads is het kopen van software/diensten via Microsoft Azure vaak het meest effectief, omdat alleen wordt betaald voor daadwerkelijk gebruik. Bij rechtstreekse aanschaf kan de flexibiliteit beperkter zijn.
• Ondersteuning; Afhankelijk van het model wordt ondersteuning geleverd door Microsoft of de leverancier. Voor elk product en elke organisatie kan de voorkeur verschillen.
• Capex/Opex; Sommige organisaties geven de voorkeur aan het kopen van eeuwigdurende licenties (Capex) boven het verhogen van de cloudkosten (Opex)
• Inkoopkracht/-volume; Bij beperkt gebruik kan aanschaf via de Marketplace interessanter zijn, terwijl bij grootschalig gebruik de tijd nemen voor onderhandelingen over voorwaarden en prijzen voordeliger kan zijn omdat op basis van het volume betere prijsafspraken gemaakt kunnen worden.
• Cloudkostenrapportage; Afhankelijk van het belang van het opnemen van softwarekosten in FinOps-rapporten, kan dit een rol spelen in de afweging.
• Prijsstelling; De verschillende aankoopmodellen hebben diverse prijzen, afrekenmodellen en diverse manieren om deze te beïnvloeden.

Aanbevolen Aanpak

Wij adviseren om, zoals bij elk inkooptraject, de vereisten voor bovenstaande punten in elk specifiek geval duidelijk in kaart te brengen. Deze analyse zal variëren per organisatie en per product. Op basis hiervan kan een weloverwogen beslissing worden genomen over de beste benadering van aanschaf en implementatie. Het is van essentieel belang dat het gebruik continu wordt gemonitord en dat keuzes regelmatig worden heroverwogen om te zorgen voor een flexibele en kostenefficiënte aanpak die aansluit bij de evoluerende behoeften van de organisatie.

Conclusie

In alle aanschafopties is het mogelijk om de kosten te beïnvloeden. Het kan zijn door gebruik te maken van reguliere kostenbesparende methodieken als commitments of door specifieke onderhandelingen met een software leverancier. Het blijft belangrijk om een afgewogen besluit te nemen op alle van invloed zijn aspecten en niet alleen te kiezen voor (laagste) prijs, hoogste korting, snelheid of gemak.