Als CIO grip krijgen op je SAP-uitgaven begint met inzicht: inzicht in je licentiestructuur, je contractuele verplichtingen en de verborgen kostenposten die je totaalplaatje vertroebelen. SAP-omgevingen zijn complex en dat maakt kostenbeheer lastig, maar zeker niet onmogelijk. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SAP-kostenoptimalisatie, van licentie-audits tot contractonderhandelingen.
Waarom zijn SAP-kosten zo moeilijk te doorgronden?
SAP-kosten zijn moeilijk te doorgronden omdat het licentiemodel van SAP buitengewoon complex is opgebouwd. De combinatie van gebruikerstypen, modules, indirecte toegang en jaarlijkse onderhoudsvergoedingen maakt het lastig om een volledig en accuraat beeld te krijgen van wat je daadwerkelijk betaalt en waarvoor.
Daar komt bij dat SAP’s prijsstructuur door de jaren heen meerdere keren is aangepast, waardoor oudere contracten soms bepalingen bevatten die niet meer aansluiten bij de huidige inrichting van je omgeving. Veel organisaties betalen daardoor voor licenties die ze niet of nauwelijks gebruiken, terwijl ze op andere plekken onbewust buiten de licentiegrenzen opereren.
Ook de technologische verwevenheid speelt een rol. SAP-systemen zijn zelden op zichzelf staand: ze zijn geïntegreerd met andere applicaties, portals en datastromen. Elke koppeling kan potentieel leiden tot extra licentiekosten, zonder dat dit direct zichtbaar is in de dagelijkse operatie.
Wat zijn de grootste kostenposten binnen een SAP-omgeving?
De grootste kostenposten binnen een SAP-omgeving zijn gebruikerslicenties, jaarlijks onderhoud en support, cloudinfrastructuur en implementatie- of aanpassingskosten. Samen vormen deze posten doorgaans het leeuwendeel van het totale SAP-budget van een organisatie.
Een overzicht van de meest voorkomende kostenposten:
- Gebruikerslicenties: afhankelijk van het gebruikerstype (Professional, Limited, Employee) kunnen de kosten sterk variëren. Onjuiste toewijzing leidt snel tot overschrijdingen.
- Jaarlijks onderhoud (maintenance): standaard rekent SAP een percentage van de licentiewaarde als jaarlijkse onderhoudsvergoeding. Dit loopt bij grotere omgevingen snel op.
- SAP BTP en cloud services: met de verschuiving naar SAP S/4HANA en cloudoplossingen komen er nieuwe verbruiksmodellen bij die minder voorspelbaar zijn dan traditionele licenties.
- Maatwerk en integraties: aanpassingen aan de standaardfunctionaliteit en koppelingen met andere systemen brengen zowel implementatiekosten als potentiële licentierisico’s met zich mee.
- Training en change management: vaak onderschat, maar bij grote SAP-trajecten een significante kostenpost.
Hoe werkt SAP’s indirect access-model en wat zijn de risico’s?
SAP’s indirect access-model houdt in dat je een licentie nodig hebt wanneer een externe applicatie of een geautomatiseerd systeem gegevens opvraagt of verwerkt in SAP, ook als er geen menselijke gebruiker direct inlogt. Dit model leidt regelmatig tot onverwachte licentieclaims en is een van de grootste compliancy-risico’s binnen SAP-omgevingen.
In de praktijk betekent dit dat koppelingen met portals, e-commerceplatforms, CRM-systemen of robotic process automation (RPA) allemaal potentieel onder het licentieregime van SAP kunnen vallen. SAP heeft in 2018 het zogenaamde Digital Access-model geïntroduceerd als alternatief, waarbij je betaalt per document dat via een externe bron wordt aangemaakt in plaats van per gebruiker.
Het risico is tweeledig: enerzijds loop je het gevaar op een compliancy-claim tijdens een SAP-audit, anderzijds betaal je mogelijk dubbel als je zowel gebruikerslicenties als documentgebaseerde licenties hebt zonder dit goed te hebben afgestemd. Een grondige analyse van je systeemlandschap is essentieel om dit risico in kaart te brengen.
Hoe voer je een effectieve SAP-licentie-audit uit?
Een effectieve SAP-licentie-audit voer je uit door systematisch je gebruikersdata, systeemkoppelingen en contractuele verplichtingen naast elkaar te leggen. Het doel is een volledig beeld te krijgen van je feitelijke gebruik versus je vergunde gebruik, zodat je zowel overtredingen als ongebruikte licenties kunt identificeren.
Volg hiervoor deze stappen:
- Breng je gebruikerspopulatie in kaart: wie heeft toegang tot welke SAP-modules en past het toegewezen gebruikerstype bij het daadwerkelijke gebruik?
- Analyseer je systeemlandschap: welke externe applicaties communiceren met SAP en vallen deze onder het indirect access-model?
- Vergelijk gebruik met contractrechten: stel vast welke licenties je contractueel hebt en of je daarboven of daaronder zit.
- Identificeer optimalisatiemogelijkheden: zijn er gebruikers die kunnen worden gedowngraded naar een goedkoper licentiestype? Zijn er licenties die volledig kunnen vervallen?
- Documenteer je bevindingen: zorg voor een heldere rapportage die je kunt gebruiken bij eventuele onderhandelingen met SAP.
Voer een interne audit bij voorkeur uit voordat SAP zelf een audit aankondigt. Zo sta je sterker in de positie en heb je de tijd om eventuele onregelmatigheden op te lossen zonder directe druk.
Wanneer is het verstandig om SAP-contracten opnieuw te onderhandelen?
Het is verstandig om SAP-contracten opnieuw te onderhandelen bij een contractverlenging, een significante verandering in je organisatie of bij de overgang naar SAP S/4HANA. Dit zijn de momenten waarop SAP ook gemotiveerd is om afspraken te herzien en waarop jij de meeste onderhandelingsruimte hebt.
Andere situaties die aanleiding geven tot heronderhandeling zijn:
- Fusies of overnames waarbij het gebruikersaantal sterk verandert
- Een significante daling in het aantal actieve gebruikers
- De introductie van nieuwe modules of cloudoplossingen die overlap creëren met bestaande licenties
- Een aanstaande compliancy-claim of audit waarbij je sterker wilt staan
Timing is cruciaal bij SAP-onderhandelingen. SAP heeft een sterk kwartaalritme en is aan het einde van een kwartaal of fiscaal jaar vaak bereidwilliger om commercieel aantrekkelijke deals te sluiten. Wie dat ritme kent en er gebruik van maakt, heeft een duidelijk voordeel aan de onderhandelingstafel.
Welke rol speelt een onafhankelijk IT-sourcingadviseur bij SAP-kostenoptimalisatie?
Een onafhankelijk IT-sourcingadviseur brengt de kennis en onderhandelingspositie die nodig zijn om de kennisongelijkheid tussen jou en SAP te overbruggen. SAP beschikt over gespecialiseerde verkoopteams met diepgaande kennis van licentiemodellen en contractstrategieën. Een onafhankelijke adviseur brengt diezelfde diepgang aan jouw kant van de tafel.
Concreet kan een adviseur helpen bij het interpreteren van complexe contractbepalingen, het identificeren van optimalisatiemogelijkheden in je huidige licentieportfolio en het voorbereiden van een sterke onderhandelingspositie. Omdat een onafhankelijk adviseur geen belang heeft bij een specifieke SAP-oplossing, kan hij objectief adviseren over wat écht in jouw belang is.
Hoe Thornstein Groep helpt met SAP-kostenoptimalisatie
Wij begrijpen als geen ander hoe complex SAP-omgevingen zijn en hoe groot de impact van de juiste contractstrategie kan zijn op je IT-budget. Als onafhankelijk IT-sourcingadviseur staan wij aan jouw kant bij elk aspect van SAP-kostenoptimalisatie.
Wat we voor je doen:
- Licentie-analyse: we brengen je huidige SAP-licentieportfolio in kaart en identificeren waar je te veel betaalt of risico loopt op compliancy-claims.
- Indirect access-beoordeling: we analyseren je systeemlandschap op koppelingen die onder het indirect access-model vallen en adviseren over de meest kostenefficiënte aanpak.
- Onderhandelingsondersteuning: we bereiden je voor op contractgesprekken met SAP en zitten waar gewenst mee aan tafel om de beste commerciële voorwaarden te realiseren.
- Doorlopend advies: via onze softwarelicentiedienstverlening houden we je licentieomgeving continu scherp, ook na de initiële optimalisatie.
Wil je weten wat wij voor jouw SAP-omgeving kunnen betekenen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek en ontdek hoeveel ruimte er is om je SAP-uitgaven te optimaliseren.
