Op IBM licenties bespaar je bij contractverlenging door tijdig te beginnen met onderhandelen, overbodige licenties te elimineren vóór de verlengingsdatum en goed inzicht te hebben in IBM’s prijsmodel. Organisaties die dit gestructureerd aanpakken, realiseren doorgaans aanzienlijke besparingen op hun IBM licentieportfolio zonder concessies te doen aan functionaliteit. De vragen hieronder geven je een concreet handvat voor elke stap in dit proces.
Wat zijn de grootste kostenposten binnen een IBM licentieportfolio?
De grootste kostenposten binnen een IBM licentieportfolio zijn doorgaans software als Db2, WebSphere, MQ, SPSS en IBM Cognos, aangevuld met mainframe-gerelateerde licenties op basis van Processor Value Units (PVU’s). Juist deze combinatie van complexe licentieringsmodellen en hoge eenheidsprijzen maakt IBM licenties tot een van de zwaarste posten op het IT-budget.
Wat het extra uitdagend maakt, is dat IBM met meerdere meetmethoden tegelijk werkt. PVU-licenties worden berekend op basis van het type en het aantal processoren waarop de software draait. Resource Value Units (RVU’s) meten gebruik op een andere manier, terwijl Authorized User-licenties per individuele gebruiker worden afgerekend. Zonder goed inzicht in welke maatstaf voor welke software geldt, betaal je al snel voor meer dan je daadwerkelijk nodig hebt.
Daarnaast zijn er vaak verborgen kosten in de vorm van onderhoud en support, die IBM standaard berekent als een percentage van de oorspronkelijke licentieprijzen. Dit percentage loopt over de jaren op, waardoor de totale eigendomskosten van IBM software aanzienlijk hoger uitvallen dan de initiële aanschafprijs doet vermoeden.
Wanneer moet je beginnen met onderhandelen over een IBM contractverlenging?
Begin minimaal twaalf maanden vóór de verlengingsdatum van je IBM contract met de voorbereidingen. Bij grotere en complexere IBM licentieportfolio’s is zelfs achttien maanden geen overbodige luxe. Wie te laat begint, verliest onderhandelingsruimte en eindigt met een verlenging op IBM’s standaardvoorwaarden.
De reden voor deze lange aanlooptijd is meervoudig. Ten eerste kost een grondige inventarisatie van je huidige gebruik tijd. Je moet in kaart brengen welke licenties actief worden gebruikt, welke slapend zijn en waar overcapaciteit bestaat. Ten tweede heeft IBM zelf een intern verkoopproces met kwartaaldoelstellingen. Als je weet wanneer IBM’s fiscale kwartaal afsluit, kun je dat moment strategisch inzetten om betere prijzen te bedingen.
Bovendien geeft een vroege start je de ruimte om alternatieven te verkennen. Zelfs als je uiteindelijk bij IBM blijft, versterkt de geloofwaardige mogelijkheid om over te stappen naar een alternatief je onderhandelingspositie aanzienlijk.
Welke IBM licenties kun je terugschalen of elimineren vóór verlenging?
Vóór een IBM contractverlenging zijn de volgende licentiecategorieën het meest geschikt voor terugschaling of eliminatie:
- Ongebruikte of nauwelijks gebruikte softwaremodules die ooit zijn aangeschaft maar in de praktijk niet worden ingezet
- Licenties voor gebruikers die de organisatie hebben verlaten of van functie zijn gewisseld
- PVU-licenties op hardware die is vervangen of geconsolideerd, waarbij de licentieaantallen niet zijn aangepast
- Dubbele functionaliteit waarbij IBM software overlapt met andere tools in de stack
- Verouderde versies waarvoor je nog support betaalt, maar die al lang niet meer in productie zijn
Een gedetailleerde software asset management analyse is hierbij onmisbaar. Zonder harde gebruiksdata loop je het risico dat je licenties elimineert die je toch nodig blijkt te hebben, wat kan leiden tot compliancyproblemen. Zorg dus dat de inventarisatie is afgerond voordat je in gesprek gaat met IBM.
Hoe werkt IBM’s prijsmodel en waar zit de onderhandelingsruimte?
IBM hanteert geen vaste catalogusprijzen voor enterprise software. De werkelijke prijs die een organisatie betaalt, wordt bepaald door onderhandeling en is afhankelijk van factoren als contractomvang, strategisch belang van de klant en IBM’s eigen kwartaaldoelstellingen. Dit maakt IBM licenties bij uitstek geschikt voor actieve prijsonderhandeling.
De onderhandelingsruimte zit op een aantal specifieke vlakken:
- Kortingen op licenties: IBM geeft substantiële kortingen bij grotere afnames of bij multi-year commitments. Hoe meer je centraliseert, hoe sterker je positie.
- Onderhoudspercentages: Het standaard onderhoudspercentage is onderhandelbaar, zeker als je bereid bent een langere contractperiode te accepteren.
- True-up afspraken: Je kunt afspraken maken over hoe en wanneer IBM gebruik meet, wat directe invloed heeft op je uiteindelijke kosten.
- Bundeling van producten: IBM biedt soms voordelige bundeldeals aan. Kritisch bekijken of je alle producten in zo’n bundel daadwerkelijk nodig hebt, voorkomt dat je betaalt voor onnodige software.
- Timing: Deals die worden gesloten aan het einde van IBM’s fiscale kwartaal of jaar leveren doorgaans betere voorwaarden op, omdat verkoopteams dan hun targets willen halen.
Welke veelgemaakte fouten kosten organisaties geld bij IBM-verlenging?
De meest kostbare fout bij een IBM contractverlenging is het accepteren van de automatische verlenging zonder de voorwaarden kritisch te toetsen. IBM stuurt doorgaans een verlengingsvoorstel op basis van de bestaande licentiesamenstelling en prijzen, inclusief jaarlijkse prijsverhogingen. Wie niet actief reageert, tekent stilzwijgend voor een hogere rekening.
Andere veelgemaakte fouten zijn:
- Te laat starten met de voorbereiding, waardoor er geen tijd meer is voor een gedegen inventarisatie of alternatievenverkenning
- Onvoldoende inzicht in het werkelijke gebruik, wat leidt tot het verlengen van licenties die al lang niet meer actief zijn
- Onderschatten van compliancy risico’s door licenties te elimineren zonder eerst de gebruiksdata te valideren
- Onderhandelen zonder marktkennis over wat vergelijkbare organisaties betalen voor dezelfde software
- Vertrouwen op IBM als enige informatiebron over wat je nodig hebt en wat een redelijke prijs is
Juist de kennisongelijkheid tussen IBM’s verkoopteam en de inkoopkant van organisaties is de kern van het probleem. IBM-vertegenwoordigers zijn gespecialiseerd in het verkopen van IBM software. Zonder vergelijkbare expertise aan de andere kant van de tafel is de uitkomst van onderhandelingen voorspelbaar.
Hoe Thornstein Groep helpt bij IBM licentieonderhandelingen
Thornstein Groep staat organisaties bij in het volledige traject rondom IBM contractverlenging, van de eerste inventarisatie tot en met de definitieve contractondertekening. We brengen de kennisongelijkheid tussen jouw organisatie en IBM in balans door jarenlange ervaring met IBM’s prijsmodellen, onderhandelingstactieken en contractstructuren in te zetten voor jouw voordeel.
Wat we concreet voor je doen:
- Grondige analyse van je huidige IBM licentieportfolio en werkelijk gebruik
- Identificatie van overbodige licenties en besparingsmogelijkheden vóór de verlengingsdatum
- Strategische voorbereiding en begeleiding van het onderhandelingsproces met IBM
- Onafhankelijk advies over alternatieve oplossingen en marktconforme prijzen
- Risicobeoordeling op het gebied van compliancy en contractvoorwaarden
We werken volledig onafhankelijk, zonder commerciële binding aan IBM of andere leveranciers. Meer weten over onze aanpak? Bekijk onze diensten rondom softwarelicenties of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw IBM contractverlenging.
