Onverwachte SAP-compliancyclaims voorkom je door proactief inzicht te houden in je licentiegebruik en contractuele verplichtingen. Wie wacht tot SAP zelf een audit aankondigt, is te laat. De sleutel ligt in het begrijpen van hoe SAP-licenties werken, welke risico’s in 2026 het grootst zijn en wat je nu al kunt doen om je positie te versterken. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen over SAP-compliance, audits en contractonderhandelingen.
Hoe ontstaan SAP-compliancyclaims en wat triggert ze?
SAP-compliancyclaims ontstaan wanneer een organisatie meer SAP-functionaliteit gebruikt dan waarvoor licenties zijn afgesloten. Dit kan het gevolg zijn van onbedoeld gebruik, systeemintegraties of wijzigingen in bedrijfsprocessen die niet zijn vertaald naar de licentiestructuur. SAP detecteert dit via een audit, waarna een claim volgt voor het verschil tussen gebruik en licentierechten.
De meest voorkomende triggers zijn:
- Nieuwe medewerkers die toegang krijgen tot SAP-modules zonder dat de licentiecategorie wordt aangepast
- Integraties met externe systemen die indirect toegang geven tot SAP-functionaliteit
- Uitbreidingen van bedrijfsactiviteiten, zoals fusies of overnames, waarbij licenties niet worden herzien
- Gebruik van SAP-data door derden, zoals klanten of partners, via portals of API-koppelingen
- Verkeerde classificatie van gebruikers in de verkeerde licentiecategorie bij de initiële implementatie
Wat veel organisaties onderschatten, is dat SAP-licenties niet alleen gaan over het aantal gebruikers, maar ook over de manier waarop systemen met elkaar communiceren. Een koppeling die technisch gezien geen “mens” is, kan toch licentiekosten genereren als SAP dit als indirect gebruik beschouwt.
Welke SAP-licentierisico’s zijn in 2026 het grootst?
In 2026 zijn de grootste SAP-licentierisico’s gerelateerd aan migraties naar SAP S/4HANA, het gebruik van cloudoplossingen naast on-premisesystemen en de toenemende inzet van automatisering en AI-tools die SAP-data raadplegen. Elk van deze ontwikkelingen creëert nieuwe licentievragen die contracten uit het verleden niet altijd afdekken.
Specifieke risico’s om rekening mee te houden:
- S/4HANA-migratie: De overgang van ECC naar S/4HANA gaat gepaard met een herclassificatie van gebruikerstypen. Veel organisaties ontdekken pas achteraf dat hun bestaande licenties niet één-op-één meegaan.
- Hybride landschappen: Wie zowel on-premise als cloud-SAP-producten gebruikt, heeft te maken met overlappende licentieregels die niet altijd transparant zijn.
- RPA en automatisering: Robotic Process Automation-tools die SAP-transacties uitvoeren, vallen in veel gevallen onder aparte licentieregels voor digitale toegang.
- SAP BTP-gebruik: Het SAP Business Technology Platform wordt steeds meer ingezet, maar de licentielogica verschilt fundamenteel van traditionele SAP-modules.
Hoe werkt een SAP-licentieaudit in de praktijk?
Een SAP-licentieaudit is een formeel onderzoek waarbij SAP of een door SAP aangewezen partij het werkelijke gebruik van SAP-software vergelijkt met de contractueel vastgelegde licentierechten. Het proces start doorgaans met een officiële auditaankondiging, gevolgd door een periode van gegevensverzameling via SAP’s eigen audittool, het System Measurement Tool.
De audit verloopt in grote lijnen als volgt. Eerst vraagt SAP om medewerking en toegang tot de systemen. Vervolgens worden gebruikersdata, systeemkoppelingen en modulegebruik geëxporteerd en geanalyseerd. SAP vergelijkt de uitkomsten met het contract en stelt een rapport op. Als er een verschil is tussen gebruik en licentierechten, volgt een claim voor het tekort, inclusief een prijsopgave voor aanvullende licenties.
Wat veel organisaties verrast, is dat SAP de prijzen voor aanvullende licenties tijdens een audit doorgaans niet onderhandelt op dezelfde manier als bij een reguliere inkoop. De druk is groter en de onderhandelingsruimte lijkt kleiner, terwijl er in werkelijkheid altijd ruimte is als je goed voorbereid bent.
Wat kun je doen om een SAP-claim te voorkomen?
Een SAP-claim voorkom je door continu inzicht te houden in je licentiegebruik en dit periodiek te toetsen aan je contractuele rechten. Wie dit proactief doet, heeft de regie in handen en voorkomt verrassingen. Een interne “health check” op je SAP-omgeving is daarvoor het meest effectieve middel.
Concrete stappen die je kunt zetten:
- Voer minimaal één keer per jaar een interne licentiemeting uit met het System Measurement Tool
- Documenteer alle systeemkoppelingen en beoordeel welke licentiegevolgen deze hebben
- Classificeer gebruikers periodiek opnieuw, zeker na reorganisaties of functiewijzigingen
- Betrek juridische en inkoopexpertise bij de interpretatie van je SAP-contract
- Stel een intern beleid op voor het aanvragen van nieuwe SAP-toegang
Preventie is altijd goedkoper dan een claim achteraf. Wie de licentiesituatie kent, kan ook bewust keuzes maken over welke functionaliteit wel of niet in gebruik wordt genomen.
Wanneer is het slim om je SAP-contract opnieuw te onderhandelen?
Het is slim om je SAP-contract opnieuw te onderhandelen als je licentiegebruik significant is veranderd, als je een migratie naar S/4HANA overweegt of als je contract binnen twee jaar afloopt. Dit zijn de momenten waarop je als organisatie de meeste onderhandelingsruimte hebt en SAP ook belang heeft bij een langdurige relatie.
Andere goede momenten voor heronderhandeling zijn situaties waarin je organisatie is gefuseerd of overgenomen, wanneer je nieuwe cloudproducten wilt toevoegen aan je SAP-landschap of wanneer je weet dat een audit op komst is. In dat laatste geval is het verstandig om voor de audit al in gesprek te gaan, zodat je vanuit een sterkere positie onderhandelt.
Contractonderhandeling met SAP vraagt om gedetailleerde kennis van de prijsstructuren, de licentiecategorieën en de speelruimte die SAP in de praktijk biedt. Zonder die kennis loop je het risico akkoord te gaan met voorwaarden die op papier redelijk lijken, maar op de lange termijn duurder uitpakken.
Wat is het verschil tussen een SAP-audit en een SAP-claim?
Een SAP-audit is het onderzoek; een SAP-claim is de mogelijke uitkomst. Een audit is een formele meting van je licentiegebruik die SAP kan initiëren op basis van je contract. Een claim is de financiële eis die volgt als uit de audit blijkt dat je meer gebruikt dan je hebt gelicentieerd. Niet elke audit leidt automatisch tot een claim.
Het onderscheid is belangrijk omdat het ook de strategie bepaalt. Bij een aankondiging van een audit heb je nog de mogelijkheid om je positie te versterken, interne data te analyseren en goed voorbereid het gesprek in te gaan. Een claim is een volgend stadium, waarbij de discussie al concreter en financieel van aard is.
Wie het verschil begrijpt, weet ook dat een audit niet per definitie negatief hoeft te zijn. Als je licentiegebruik goed in orde is, kan een audit juist bevestigen dat je efficiënt omgaat met je SAP-investeringen. De voorbereiding is bepalend voor de uitkomst.
Hoe Thornstein Groep helpt bij SAP-compliancy en licentierisico’s
Thornstein Groep ondersteunt organisaties bij het voorkomen en beheersen van SAP-compliancyclaims. We brengen de kennisongelijkheid tussen jouw organisatie en SAP in balans, zodat je altijd goed voorbereid bent, of het nu gaat om een aankomende audit, een contractverlenging of een strategische heroriëntatie op je SAP-landschap.
Wat we voor je doen:
- Proactieve analyse van je huidige SAP-licentiesituatie en gebruikspatronen
- Begeleiding bij SAP-audits, van voorbereiding tot afronding
- Onderhandeling over SAP-contracten en licentievoorwaarden namens jouw organisatie
- Advies over de licentiegevolgen van migraties, integraties en organisatiewijzigingen
- Onafhankelijk advies zonder commercieel belang bij een specifieke leverancier
Wil je weten hoe je SAP-licentiesituatie er nu voor staat? Bekijk ons aanbod op het gebied van software licenties of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
