Ja, SAP-licentiekosten reduceren zonder functionaliteit in te leveren is absoluut mogelijk. De meeste organisaties betalen structureel te veel voor SAP, niet omdat ze te veel functionaliteit gebruiken, maar omdat licentiestructuren complex zijn en ongebruikte of verkeerd ingedeelde gebruikerstypen zelden worden herzien. Door gericht inzicht te krijgen in het werkelijke gebruik en de contractuele afspraken, is aanzienlijke kostenbesparing haalbaar zonder ook maar één functie te schrappen.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SAP-licentieoptimalisatie, van verborgen kosten tot de impact van S/4HANA en de waarde van onafhankelijk advies.
Waar zitten de verborgen kosten in een SAP-licentiestructuur?
Verborgen kosten in een SAP-licentiestructuur zitten voornamelijk in de gebruikersclassificaties, indirect gebruik en contractuele verplichtingen die bij de initiële aankoop zijn overeengekomen, maar nooit zijn geëvalueerd. Veel organisaties betalen voor named users die zelden of nooit inloggen, of voor gebruikerstypen die meer rechten hebben dan nodig.
Daarnaast speelt indirect gebruik een grote rol. Wanneer externe systemen via interfaces of API’s verbinding maken met SAP, kan dit onder bepaalde licentievoorwaarden extra kosten met zich meebrengen. Dit wordt vaak pas ontdekt bij een SAP-audit, op een moment dat de financiële impact al aanzienlijk is.
Andere veelvoorkomende bronnen van verborgen kosten zijn:
- Ongebruikte modules die wel in het contract zijn opgenomen
- Verouderde contractvoorwaarden die niet zijn aangepast aan de huidige bedrijfsstructuur
- Automatische prijsindexaties die nooit zijn betwist
- Dubbele licenties door fusies, overnames of reorganisaties
Welke SAP-licenties worden het meest onnodig betaald?
De meest onnodig betaalde SAP-licenties zijn professional user-licenties die zijn toegewezen aan medewerkers die in de praktijk alleen basisfuncties gebruiken. Een professional user-licentie is significant duurder dan een limited- of employee-licentie, terwijl de feitelijke behoefte van veel gebruikers veel beperkter is.
Verder worden licenties voor modules als SAP BW, SAP CRM of SAP SRM regelmatig betaald terwijl de organisatie al is overgestapt naar alternatieve oplossingen of de betreffende functionaliteit simpelweg niet meer gebruikt. Zonder periodieke evaluatie blijven deze kosten onzichtbaar in het IT-budget.
Hoe kan een licentie-audit SAP-kosten verlagen?
Een licentie-audit verlaagt SAP-kosten door een nauwkeurig beeld te geven van het werkelijke gebruik versus de vergunde rechten. Op basis van dat inzicht kunnen licenties worden herverdeeld, gedowngraded of volledig worden verwijderd, zonder dat dit gevolgen heeft voor de dagelijkse werking van de organisatie.
Een effectieve SAP-licentie-audit volgt doorgaans deze stappen:
- Inventarisatie van alle actieve gebruikers en hun toegewezen licentietypen
- Analyse van het feitelijke gebruik op basis van logindata en transactiehistorie
- Vergelijking van gebruik met de contractuele licentierechten
- Identificatie van over- en ondergebruik per gebruikersgroep
- Opstellen van een optimalisatieadvies met concrete besparingsmogelijkheden
Een proactieve audit, uitgevoerd vóór een SAP-audit door de leverancier zelf, geeft de organisatie de regie terug. Zo kom je goed voorbereid aan de onderhandelingstafel.
Wat is het verschil tussen SAP-licentieoptimalisatie en contractheronderhandeling?
SAP-licentieoptimalisatie richt zich op het aanpassen van het huidige licentiegebruik binnen de bestaande contractuele kaders. Contractheronderhandeling gaat verder: daarbij worden de commerciële voorwaarden, prijzen en looptijden van het contract zelf opnieuw besproken met SAP. Beide trajecten zijn complementair, maar vereisen een andere aanpak en timing.
Optimalisatie is een doorlopend proces dat op elk moment kan worden gestart. Heronderhandeling is gebonden aan contractmomenten, zoals een verlengingsdatum of een significante wijziging in de organisatie. De meeste besparingen worden gerealiseerd wanneer beide trajecten gecombineerd worden ingezet.
Wanneer is het slim om SAP-licenties opnieuw te onderhandelen?
Het slimste moment om SAP-licenties opnieuw te onderhandelen is minimaal zes tot twaalf maanden vóór de contractverlengingsdatum. Op dat moment heeft de organisatie voldoende tijd om alternatieven te verkennen, een sterke onderhandelingspositie op te bouwen en SAP onder druk te zetten met concrete marktinformatie.
Andere momenten waarop heronderhandeling bijzonder effectief is, zijn bij een fusie of overname, een significante inkrimping van het personeelsbestand, of de aankondiging van een migratie naar S/4HANA. In al deze situaties verandert de behoefte aan licenties structureel, wat een legitieme basis vormt voor nieuwe commerciële afspraken.
Hoe beïnvloedt de overstap naar S/4HANA de licentiekosten?
De overstap naar S/4HANA heeft een directe impact op de licentiekosten, zowel positief als negatief. Aan de ene kant biedt de migratie een natuurlijk moment om het licentieportfolio volledig te herzien en te vereenvoudigen. Aan de andere kant introduceert SAP met S/4HANA nieuwe licentiemodellen die voor sommige organisaties duurder uitvallen dan de bestaande ECC-structuur.
Wat veel organisaties niet weten, is dat SAP tijdens migratieonderhandelingen bereid kan zijn tot aanzienlijke concessies, zeker als de organisatie een goed onderbouwde businesscase presenteert. De overgang naar S/4HANA is voor SAP commercieel aantrekkelijk, en dat geeft de klant meer onderhandelingsruimte dan men vaak vermoedt. Onafhankelijk advies is hier cruciaal om te voorkomen dat je akkoord gaat met voorwaarden die op de lange termijn nadelig uitpakken.
Welke rol speelt een onafhankelijk IT-sourcingadviseur bij SAP-kostenreductie?
Een onafhankelijk IT-sourcingadviseur brengt gedetailleerde kennis van SAP-licentiestructuren, marktprijzen en onderhandelingstactieken in, zonder commercieel belang bij een bepaalde uitkomst. Dat maakt het verschil: waar SAP zelf uiteraard een eigen commercieel belang heeft, werkt een onafhankelijk adviseur uitsluitend in het belang van de klant.
Een goede adviseur herkent snel waar onnodig wordt betaald, kent de grenzen van wat SAP bereid is te geven en weet hoe je als organisatie een sterke positie inneemt. Dat leidt in de praktijk tot substantieel betere uitkomsten dan wanneer een organisatie zelfstandig onderhandelt, simpelweg omdat de kennisongelijkheid tussen klant en leverancier daarmee wordt weggenomen.
Hoe Thornstein Groep helpt bij SAP-licentieoptimalisatie
Wij helpen organisaties structureel te besparen op hun softwarelicenties door de kennisongelijkheid tussen organisaties en IT-leveranciers zoals SAP weg te nemen. Onze aanpak is concreet, onafhankelijk en gericht op aantoonbaar resultaat.
Wat wij voor jouw organisatie doen:
- Proactieve licentie-audits om overbodige kosten te identificeren vóór SAP dat doet
- Analyse van het werkelijke gebruik versus de vergunde licentierechten
- Strategische voorbereiding en begeleiding bij contractheronderhandeling met SAP
- Onafhankelijk advies bij de overgang naar S/4HANA om migratieprijzen kritisch te beoordelen
- Continue monitoring van het licentieportfolio om toekomstige overschrijdingen te voorkomen
Wil je weten wat er bij jouw organisatie te besparen valt op SAP-licenties? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
