EMVI-criteria zijn de kwalitatieve beoordelingscriteria die een aanbesteder gebruikt om inschrijvingen te beoordelen op meer dan alleen prijs. Bij een IT-aanbesteding bepalen deze criteria welke aanbieder de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt, waarbij aspecten als aanpak, ervaring, duurzaamheid en innovatie meewegen naast de geoffreerde prijs.
Voor organisaties die IT-diensten of software inkopen via een aanbestedingsprocedure is het begrijpen van EMVI-gunningscriteria essentieel. Zowel aanbesteders als inschrijvers moeten weten hoe deze criteria werken om het aanbestedingsproces eerlijk, transparant en resultaatgericht te laten verlopen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over EMVI bij IT-aanbestedingen.
Hoe worden EMVI-criteria gebruikt bij IT-gunning?
Bij IT-gunning worden EMVI-criteria gebruikt om inschrijvingen te rangschikken op basis van een gewogen combinatie van prijs en kwaliteit. De aanbesteder kent aan elke inschrijving een score toe per criterium, vermenigvuldigt die scores met vooraf bepaalde wegingsfactoren en combineert het resultaat met de prijsscore tot een totaaluitslag.
De afkorting EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving. In de praktijk werkt het gunningsproces bij IT-opdrachten als volgt: de aanbesteder stelt in de aanbestedingsdocumenten vast welke criteria gelden, hoe zwaar elk criterium weegt en hoe de beoordeling plaatsvindt. Inschrijvers weten daardoor vooraf op welke aspecten zij worden beoordeeld.
Bij IT-aanbestedingen is de weging van prijs ten opzichte van kwaliteit een bewuste keuze. Een aanbesteder die complexe maatwerksoftware laat ontwikkelen, zal kwaliteit zwaarder laten meewegen dan iemand die een standaardsoftwarelicentie inkoopt. De beste prijs-kwaliteitverhouding is hierbij het leidende principe, vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012.
Welke EMVI-criteria komen het meest voor bij IT-aanbestedingen?
De meest voorkomende EMVI-gunningscriteria bij IT-aanbestedingen zijn kwaliteit van de aanpak, projectteam en ervaring, implementatiemethodiek, duurzaamheid, innovatie en dienstverlening na oplevering. Welke criteria een aanbesteder kiest, hangt af van de aard en complexiteit van de IT-opdracht.
In de praktijk zien we bij IT-inkoopaanbestedingen regelmatig de volgende kwalitatieve criteria terugkomen:
- Plan van aanpak: hoe pakt de inschrijver de opdracht concreet aan?
- Projectteam en CV’s: welke kennis en ervaring brengen de betrokken medewerkers mee?
- Implementatiemethodiek: welke werkwijze wordt gehanteerd (agile, Prince2, etc.)?
- Risicomanagement: hoe identificeert en beheerst de inschrijver projectrisico’s?
- Duurzaamheid en maatschappelijke waarde: denk aan CO2-reductie of social return.
- Innovatie: worden nieuwe technologieën of werkwijzen ingezet die meerwaarde bieden?
- Serviceniveaus en SLA’s: welke garanties worden geboden voor continuïteit en support?
Bij cloud- en softwareopdrachten speelt ook de mate van kennisoverdracht aan de opdrachtgever een rol. Aanbesteders willen steeds vaker voorkomen dat zij volledig afhankelijk worden van één leverancier, waardoor vendor lock-in als thema steeds vaker in EMVI-criteria terugkeert.
Wat is het verschil tussen EMVI en laagste prijs als gunningscriterium?
Het verschil tussen EMVI en laagste prijs is dat bij EMVI kwaliteitsaspecten meewegen naast de prijs, terwijl bij laagste prijs uitsluitend de geoffreerde prijs bepaalt wie de opdracht krijgt. Sinds de Aanbestedingswet 2012 is laagste prijs als enig gunningscriterium aan strenge voorwaarden gebonden.
Gunnen op laagste prijs is alleen toegestaan als de aanbesteder dit gemotiveerd kan onderbouwen. Voor IT-opdrachten is dit in de praktijk zelden passend, omdat kwaliteitsverschillen tussen aanbieders direct invloed hebben op het projectresultaat. Een goedkope aanbieder die de opdracht niet goed uitvoert, leidt uiteindelijk tot hogere kosten.
Bij EMVI geldt de beste prijs-kwaliteitverhouding als uitgangspunt. Dit betekent niet dat de goedkoopste aanbieder altijd verliest: een scherpe prijs gecombineerd met een sterke kwalitatieve score kan alsnog tot gunning leiden. Het systeem stimuleert inschrijvers om op beide fronten te presteren, wat de kwaliteit van IT-aanbestedingen over het algemeen ten goede komt.
Hoe stel je sterke antwoorden op EMVI-criteria op?
Sterke antwoorden op EMVI-criteria zijn concreet, onderbouwd en direct gekoppeld aan de specifieke opdracht. De beoordelaar moet uit het antwoord kunnen afleiden waarom jouw aanpak meerwaarde biedt ten opzichte van een standaardoplossing, zonder dat hij daarvoor aanvullende vragen moet stellen.
Een effectieve aanpak voor het opstellen van kwalitatieve antwoorden bij een IT-aanbesteding bestaat uit de volgende stappen:
- Analyseer de vraag achter het criterium. Wat wil de aanbesteder écht weten? Vertaal het criterium naar de concrete zorg of ambitie die erachter zit.
- Wees specifiek over de opdracht. Vermijd generieke teksten die bij elke aanbesteding passen. Benoem de specifieke context van de opdrachtgever.
- Gebruik een heldere structuur. Benoem eerst je aanpak, leg dan uit waarom die aanpak werkt en sluit af met het voordeel voor de opdrachtgever.
- Onderbouw met voorbeelden. Refereer aan vergelijkbare projecten of situaties zonder vertrouwelijke informatie te schenden.
- Houd de maximale paginering aan. Aanbesteders stellen vaak een maximumaantal pagina’s in. Bondig schrijven toont dat je de kern begrijpt.
Een veelgemaakte fout is het beschrijven van wat een organisatie kan in plaats van wat zij zal doen voor deze specifieke opdracht. Beoordelaars waarderen antwoorden die getuigen van een grondig begrip van de uitdaging die de aanbesteder heeft geformuleerd.
Wanneer mag een aanbesteder EMVI-criteria aanpassen of weglaten?
Een aanbesteder mag EMVI-criteria aanpassen of weglaten zolang dit gebeurt vóór de gunningsbeslissing en in lijn is met de beginselen van transparantie en gelijke behandeling. Na publicatie van de aanbestedingsdocumenten zijn wijzigingen alleen toegestaan via een formele nota van inlichtingen, waarbij alle inschrijvers gelijktijdig worden geïnformeerd.
In de praktijk kan een aanbesteder bij een IT-aanbesteding besluiten een criterium aan te passen als blijkt dat de formulering onduidelijk is of tot ongewenste interpretaties leidt. Dit moet altijd schriftelijk worden vastgelegd en gecommuniceerd. Willekeurig aanpassen van criteria om een bepaalde inschrijver te bevoordelen is in strijd met de Aanbestedingswet en kan leiden tot nietigverklaring van de procedure.
Er zijn ook situaties waarin een aanbesteder een kwalitatief criterium mag weglaten als gunningscriterium en het omzet naar een minimumeis. Dit gebeurt wanneer een bepaald kwaliteitsniveau als basisvereiste geldt en geen verdere differentiatie rechtvaardigt. Bij standaard-IT-producten en softwarelicenties komt dit vaker voor dan bij complexe dienstverleningsopdrachten.
Hoe Thornstein Groep helpt bij IT-aanbestedingen
Bij complexe IT-aanbestedingen is de kenniskloof tussen opdrachtgever en leverancier een van de grootste risicofactoren. Thornstein Groep ondersteunt organisaties bij het wegnemen van die kloof, zodat zij sterker aan de onderhandelingstafel zitten en betere uitkomsten realiseren bij de inkoop van software, cloud- en IT-diensten.
Onze ondersteuning bij IT-inkoopaanbestedingen omvat onder andere:
- Strategisch advies over de opzet van EMVI-gunningscriteria die passen bij de opdracht
- Beoordeling van aanbestedingsdocumenten op commerciële en juridische risico’s
- Ondersteuning bij het verkrijgen van optimale voorwaarden voor softwarelicenties en IT-contracten
- Diepgaande kennis van grote leveranciers zoals Microsoft, Oracle, SAP, IBM en Amazon
- Begeleiding bij onderhandelingen om de beste prijs-kwaliteitverhouding te realiseren
Wil je weten hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij een aankomende IT-aanbesteding of bij het optimaliseren van bestaande IT-contracten? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee.
