Een cloudmigratie verandert je SAP-licentiestructuur ingrijpend. Licenties die on-premise goed werkten, passen niet altijd één-op-één in een cloudomgeving, en het SAP-licentiemodel kent in de cloud andere regels rondom gebruik, toegang en verrekening. Voor IT-directeuren en CIO’s is het daarom essentieel om de licentiegevolgen al vóór de migratie scherp in beeld te hebben. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over SAP-licenties en cloudmigratie.
Wat verandert er aan je SAP-licenties bij een cloudmigratie?
Bij een cloudmigratie verschuift je SAP-licentiestructuur van een eigendomsmodel naar een gebruiksmodel. In plaats van eeuwigdurende licenties werk je steeds vaker met abonnementslicenties die gekoppeld zijn aan gebruik, gebruikersaantallen of specifieke cloudmodules. Dit heeft directe gevolgen voor je contracten, kosten en complianceverplichtingen.
On-premise SAP-licenties zijn doorgaans gebaseerd op named users en een vaste softwaresom. In de cloud introduceert SAP modellen waarbij je betaalt per maand, per transactievolume of per actieve gebruiker. Dat klinkt flexibeler, maar het betekent ook dat onverwacht gebruik snel leidt tot hogere kosten. Bovendien herziet SAP bij een migratie vaak de licentievoorwaarden, waardoor bestaande rechten niet automatisch meegaan.
Een ander belangrijk verschil is dat SAP in de cloud sterker inzet op haar eigen cloud-native oplossingen, zoals SAP S/4HANA Cloud. Wie migreert van een klassieke ECC-omgeving naar een cloudomgeving, stapt in feite over op een nieuw productportfolio met bijbehorende licentielogica.
Hoe werkt het SAP-licentiemodel in de cloud anders dan on-premise?
Het SAP-licentiemodel in de cloud werkt fundamenteel anders dan on-premise doordat gebruik centraal staat in plaats van bezit. On-premise koop je een licentie eenmalig en betaal je jaarlijks onderhoud. In de cloud betaal je doorlopend voor toegang, waarbij het gebruikspatroon direct de kosten bepaalt.
Concreet zijn er drie grote verschillen:
- Abonnementsstructuur: Cloudlicenties lopen via jaarlijkse of meerjarige abonnementen, zonder dat je eigenaar wordt van de software.
- Gebruiksgebaseerde verrekening: Sommige SAP-cloudmodules rekenen op basis van transactievolumes of actieve gebruikers per periode, wat budgettering complexer maakt.
- Gekoppeld aan SAP-cloudplatform: Cloudlicenties zijn vaak onlosmakelijk verbonden aan de SAP Business Technology Platform (BTP)-infrastructuur, wat extra licentie- en verbruikskosten met zich mee kan brengen.
Voor organisaties die gewend zijn aan de voorspelbaarheid van on-premise licenties, vraagt dit om een andere manier van plannen en monitoren. Fluctuerend gebruik vertaalt zich direct in fluctuerende kosten.
Wat zijn de risico’s van indirect access bij SAP in de cloud?
Indirect access is een van de grootste licentierisico’s bij SAP, zowel on-premise als in de cloud. Het treedt op wanneer externe systemen, applicaties of geautomatiseerde processen SAP-data benaderen zonder dat daarvoor een expliciete gebruikerslicentie is afgegeven. In een cloudomgeving neemt dit risico toe doordat er meer integraties en API-koppelingen actief zijn.
SAP heeft in 2018 het Digital Access-model geïntroduceerd als alternatief voor de klassieke named user-benadering bij indirecte toegang. Dit model rekent op basis van documenten die via externe systemen worden aangemaakt, zoals orders, facturen of leveringsopdrachten. In de cloud zijn zulke koppelingen eerder de norm dan de uitzondering.
Veelvoorkomende situaties waarbij indirect access-risico’s ontstaan:
- CRM- of e-commerceplatformen die automatisch orders aanmaken in SAP
- Robotic Process Automation (RPA)-tools die SAP-transacties uitvoeren
- Portals of selfserviceapplicaties waarbij eindgebruikers geen directe SAP-login hebben
- Datawarehouse- of BI-tools die realtime SAP-data ophalen
Bij een audit kan SAP aanzienlijke nabetalingen eisen als indirecte toegang niet correct is gelicentieerd. Het is daarom verstandig om voor de migratie alle integratiepunten in kaart te brengen.
Welke SAP-licenties kun je meenemen naar de cloud?
Niet alle SAP-licenties zijn overdraagbaar naar de cloud. Eeuwigdurende on-premise licenties kunnen in sommige gevallen worden omgezet via SAP’s conversietrajecten, maar dit is geen automatisch recht. SAP biedt specifieke migratieprogramma’s aan, zoals het RISE with SAP-programma, waarbij bestaande licentierechten gedeeltelijk worden meegenomen.
Wat je in principe kunt meenemen:
- Bepaalde named user-licenties kunnen worden omgezet naar equivalente cloudrollen, afhankelijk van het type gebruiker en de doelomgeving.
- Onderhoudsrechten op bestaande licenties kunnen soms worden ingezet als krediet bij de overstap naar een cloudabonnement.
- Aanvullende SAP-modules die je on-premise bezit, zijn niet altijd beschikbaar in de cloudeditie en vereisen soms een nieuwe aankoop.
De precieze overdraagbaarheid hangt sterk af van de contractuele afspraken die je met SAP hebt gemaakt, de versie die je gebruikt en de cloudoplossing waar je naartoe migreert. Een grondige licentie-audit voorafgaand aan de migratie is dan ook geen overbodige luxe, maar een noodzaak.
Hoe voorkom je onverwachte SAP-licentiekosten na de migratie?
Onverwachte SAP-licentiekosten na een cloudmigratie voorkom je door al vóór de migratie een volledige inventarisatie te maken van je huidige licentierechten, gebruikspatronen en integraties. Wie pas achteraf ontdekt dat licenties niet goed zijn ingericht, betaalt doorgaans een hoge prijs.
Praktische stappen die je kunt nemen:
- Voer een licentie-audit uit om het actuele gebruik te vergelijken met de afgegeven licenties.
- Breng alle integraties in kaart en beoordeel welke indirect access-risico’s ze meebrengen.
- Onderhandel contractueel over de omzetting van bestaande licentierechten voordat je tekent voor een cloudabonnement.
- Stel een gebruiksmonitor in zodat je cloudverbruik en licentiegebruik continu worden gevolgd.
- Schakel onafhankelijk advies in om de kenniskloof met SAP te overbruggen bij complexe contractonderhandelingen.
Continu inzicht in je cloudkosten en licentiegebruik is na de migratie minstens zo belangrijk als de voorbereiding. Een gestructureerde aanpak van SAP-licentiemanagement voorkomt dat je aan het einde van een contractperiode voor verrassingen staat.
Hoe Thornstein Groep helpt bij SAP-licenties in de cloud
SAP-licenties zijn complex, en een cloudmigratie maakt die complexiteit alleen maar groter. Thornstein Groep helpt organisaties om grip te houden op hun SAP-licentiestructuur, zowel voor, tijdens als na een migratie. We brengen de kennisongelijkheid tussen jouw organisatie en SAP terug naar nul, zodat je altijd onderhandelt vanuit een sterke positie.
Wat we voor je doen:
- Volledige SAP-licentie-audit om je huidige rechten en risico’s in kaart te brengen
- Analyse van indirect access-risico’s en advies over het Digital Access-model
- Ondersteuning bij contractonderhandelingen met SAP over licentieconversie en cloudabonnementen
- Continue monitoring van cloudkosten en licentiegebruik via onze FinOps-aanpak
- Onafhankelijk advies, zonder commerciële binding aan SAP of andere leveranciers
Wil je weten hoe jouw organisatie ervoor staat op het gebied van SAP-licenties in de cloud? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
