Tegenwoordig werken organisaties steeds vaker samen met meerdere IT partijen. Waar voorheen slechts één partner gemanaged moest worden, wordt dit management steeds complexer door de samenwerking met meerdere partijen. Hierdoor moet de organisatie diverse contracten onderhouden en deze in de gaten houden. Om IT projecten tot een succes te maken, is het van belang dat het contractmanagement IT op orde is. Een goed management is de sleutel voor een optimaal resultaat en dient dus goed georganiseerd te worden. Toch komt bij het multi vendor contractmanagement vaak specifieke technische kennis kijken, waar bedrijven zelf nauwelijks verstand van hebben. Hoe pakt u dit aan?
Wat is IT contractmanagement?
Contractmanagement IT is een abstract begrip, maar houdt – zoals de naam al zegt – in dat de contracten binnen de IT dienstverlening gemanaged worden. Deze managing geldt van A tot Z: het begint bij de inkoop van de juiste IT diensten tot het onderhouden van het contract.
Bij IT contractmanagement worden contracten op een gunstige manier afgesloten en vervolgens gecontroleerd of deze contracten op de juiste manier nageleefd worden. Het doel hiervan is een optimale samenwerking te realiseren, waardoor IT projecten het gewenste resultaat kunnen behalen en eventuele kosten bespaard kunnen worden. Hierbij worden afspraken gemaakt met de IT leveranciers over:
- De verantwoordelijkheid over gemaakte afspraken;
- De procedures en statuten die gelden;
- De vastgelegde voorwaarden en tarieven;
- De termijnen van de overeenkomsten;
Hoe gaat IT contractmanagement in zijn werking?
Een goed contractmanagement is van belang, maar een effectieve aanpak is een tweede. Er zijn diverse diensten die bij een optimale management om de hoek komen kijken, die een specialistisch oog vereisen. Om te zorgen dat de IT onder ideale omstandigheden gebruikt kan worden, is een goed toezicht essentieel. Bij een optimaal contractmanagement wordt gestuurd op afspraken en transparantie.
Het is van belang dat er een perfecte overeenkomst wordt gesloten met de diverse IT leveranciers die goed op elkaar aansluiten. Daarnaast moeten alle zaken correct vastgelegd, beheerd en bewaakt worden. Ook overnames en contractwijzigingen spelen hierin een rol, die punctueel gemanaged moeten worden. Dit vergt veel expertise op het gebied van analyseren, adviseren, implementeren en optimaliseren van contractmanagement IT. Sterker nog: een effectieve bewaking van de contracten is van belang.
Waarom is multi vendor contractmanagement zo belangrijk?
Bij een multi vendor contractmanagement is er geen sprake meer van een één-op-één relatie, maar zijn er vaak meerdere samenwerkende partijen. Hierdoor zijn er verschillende contracten die onderhouden, bewaakt en bijgeschroefd moeten worden. Dit maakt het contractmanagement een stuk complexer. Door goede afspraken te maken, worden discussies voorkomen. Maar waarom is een goede contractmanagement zo belangrijk? Correcte afspraken zorgen ervoor dat risico’s verkleind worden, maar het management houdt hier niet op. Naast het afsluiten en beëindigen van contracten helpt een optimaal contractmanagement IT ook bij het vermijden van problemen, zoals imagoschade of financiële schade.
Een goed contractbeheer is van belang bij een multi vendor contractmanament, maar het dienstenpakket gaat nog verder. Het betreft het gehele proces van het opmaken van contracten, uitvoeren en analyseren tot het optimaliseren van deze contracten. Dit proces zorgt uiteindelijk voor een reducering in de kosten, maar helpt ook om eventuele risico’s te vermijden.
Duidelijke afspraken bij multi vendor contractmanagement
Een optimaal resultaat van contractmanagement IT begint bij duidelijke afspraken. Hierbij is het van belang dat u goed op een rijtje heeft wie door wie wordt aangestuurd. Ook kunnen er bij een multi vendor contractmanagement onderlinge verhoudingen zijn tussen uw leveranciers. Belangrijk is deze verhoudingen niet alleen uitgepeild te hebben, maar hier ook eventuele invloed op uit te oefenen. Zo kunt u eenheid binnen de contracten en transparantie afdwingen. Door zelf de regie in handen te houden, blijft de data in eigen handen en zorgt u voor een goed overzicht.
Thornstein als expert bij uw contractmanagement in IT
Thornstein Groep is specialist op het gebied van contractmanagement op het gebied van software. Wij helpen u graag bij het onderhandelen, analyseren, beheren en bewaken van uw contracten om het gewenste IT resultaat te behalen. Onze experts hebben diepgaande kennis in hun vakgebied en adviseren u graag bij de nodige stappen in uw management. Zet u het multi vendor contractmanagement op de juiste manier in, kunt u aanzienlijk besparen op de IT-kosten binnen uw bedrijf. Bovendien helpen onze experts u graag voor langere tijd.
Neem contact met ons op:
Bent u benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen binnen het contractmanagement IT? Neem gerust even contact met ons op. Wij helpen u graag verder. Ook met de volgende onderdelen:
- Procurement advies
- Cloud migraties
- IT aanbestedingen
- Compliancy claims
- Digitale transformaties
- Merger and acquisition
- IT sourcing
