Ondernemingen zijn vaak op zoek naar manieren om kosten te besparen. Echter is het geen gemakkelijke klus om te bepalen op welk gebied het budget ingedamd kan worden. Toch is er in de IT kosten bijna altijd ruimte voor besparingen. Zeker bedrijven die nog niet helemaal bekend zijn in de wereld van IT, hebben een goede kans om op diverse punten te bezuinigen. Er worden vaak onnodig veel kosten gemaakt door onwetendheid of slimme trucjes van leveranciers. Wij helpen u hier doorheen te prikken en uw IT kosten terug te dringen.
1. Speel in op flexibiliteit
Een groot voordeel van IT en de cloud is de flexibiliteit die hierbij komt kijken. U kunt namelijk gemakkelijk schalen tussen diverse oplossingen. Begin klein met de cloud kosten en schaal op als u meer ruimte nodig heeft.
Veel bedrijven zetten namelijk te hoog in en betalen veel meer dan zij in feite nodig hebben. Houd dus nauw bij wat u gebruikt en speel hierop in. Zo houdt u de controle en kunt u de IT kosten optimaliseren door te besparen op inkoop. Dit werkt efficiënt en is een effectieve IT kostenbesparing.
2. Start met het uitvoeren van IT contractmanagement
Organisaties werken vaak met meerdere IT leveranciers. Hierdoor zijn er diverse relaties die onderhouden en gemanaged moeten worden. Dit kan ervoor zorgen dat IT diensten elkaar overlappen en er minder transparantie is in het contractbeheer.
Als u samenwerkt met diverse partijen, is het van belang dat u deze overeenkomsten goed monitort. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat leveranciers onderling met elkaar samenwerken en u meer betaald dan eigenlijk nodig zou zijn. Daarbij komt dat er niet altijd inzicht is in de prestaties van de leveranciers. Het controleren van de lopende contracten is dus van belang. Zo kan er tussentijds aangestuurd worden op projecten.
3. Besteed aandacht aan aflopende IT contracten
Naast het monitoren van de lopende contracten zijn ook de aflopende contracten een belangrijk onderdeel van het contractmanagement. In de meeste gevallen valt hier namelijk veel te winnen. Het is natuurlijk erg voor de hand liggend en veilig om de oude contracten simpelweg te verlengen, maar dit is alles behalve slim. Er liggen namelijk veel kansen voor een kostenbesparing door diverse aanbieders met elkaar te vergelijken.
Daarnaast kunt u proberen om betere voorwaarden te krijgen bij uw huidige IT leverancier. U wilt uw contract verlengen, mits daar iets tegenover staat. Op deze manier staat u in een sterke positie. Naast kostenreductie investeert u ook meteen in kwaliteit en innovatie van andere partijen. Overweeg dus goed wat u met uw aflopende contracten wilt doen. Kosten besparen op IT zal u dan zeker lukken.
4. Gebruik niet onnodig veel applicaties
Om de IT kosten te optimaliseren is het van belang om geen overbodige diensten – of wel applicaties – af te nemen. Er zijn ontelbaar veel mogelijkheden voor IT bij organisaties, maar veel daarvan zijn niet nodig. Door deze overmaat aan applicaties zien bedrijven vaak door de bomen het bos niet meer. Waar moet u beginnen en welke mogelijkheden zijn nodig bij uw bedrijfsvoering?
Doordat organisaties vaak niet goed weten waar ze aan beginnen of welke applicaties écht nuttig zijn, worden er onnodig hoge kosten gemaakt. Om kosten te besparen in IT, is het dan ook van belang dat u een goede inventarisatie maakt van de benodigde middelen. Welke IT diensten ondersteunen u in uw bedrijfsvoering? Hierdoor krijgt u inzicht in de benodigde applicaties en weet u welke u stop kunt zetten om te besparen op de inkoop.
5. Stel een realistisch budget op
Om te voorkomen dat u achteraf in problemen komt met het budget, is van belang om vooraf niet te optimistisch te zijn. Dit werkt namelijk averechts. Als er extreem in de budgetten bespaart wordt, kan dit er juist voor zorgen dat processen in de knel komen, waardoor u achteraf extra kosten hebt. Als er een realistische begroting wordt gemaakt, zal u achteraf geen onnodig hoge kosten hebben, door processen die gefaald zijn.
6. Kosten besparen IT door licentiebeheer
Het is zeer belangrijk om uw huidige software goed in de gaten te houden. Om IT kosten te optimaliseren, is het zaak om deze licenties onder de loep te nemen. Dit wordt gedaan met zogenaamde compliancy claims. In deze claims wordt er bijvoorbeeld gekeken of u niet ten onrechte gedwongen wordt om meer licenties af te nemen van de software die u gebruikt. Daarnaast worden er vaak verkeerde licenties aangeschaft of zijn er licenties die nauwelijks gebruikt worden.
7. Schakel een expert in voor de kostenbesparing
Kosten besparen bij IT projecten kan voor veel organisaties een uitdaging zijn. Zij weten niet waar ze moeten beginnen of hoe ze dit probleem aan moeten pakken. Om zeker te weten dat u op de goede weg zit, kunt u uw IT kosten laten checken door een expert. Zij hebben de nodige kennis om IT contracten te beoordelen en vergelijken, waardoor er veel meer kans is om de IT kosten te optimaliseren. Door deze benchmark krijgt u een goed overzicht in de kosten van diverse aanbieders.
IT kosten optimaliseren door Thornstein
Thornstein Groep is specialist in het beheren van IT-contracten. Wij adviseren u graag in de kostenbesparing. Onze expertise ligt bij de software-inkoop tegen scherpe tarieven en gunstige voorwaarden. Wij helpen u de kosten in kaart te brengen en helpen u bij de kostenbesparing. Door onze jarenlange ervaring weten wij IT contracten slim door te spitten en deze in uw voordeel te laten werken. Wilt u de IT kosten optimaliseren? Neem dan nu contact met ons op.
- Procurement advies
- Cloud migraties
- IT aanbestedingen
- Compliancy claims
- Digitale transformaties
- Merger and acquisition
- IT sourcing
