Iedere onderneming maakt gebruik van software. Software functioneert erg prettig en werkt zeer effectief, mits het naar behoren gebruikt wordt. Gaat er iets mis met het gebruik van de software of houdt u zich niet aan de opgestelde regels van de leverancier, dan kan het echter een stuk lastiger worden. U kunt zo maar een compliancy claim aan uw broek hebben hangen, waardoor er een hoge boete boven het hoofd hangt. Hoe houdt u de licenties en software gebruik op orde en wat doet u bij een compliance claim?
Wat zijn compliancy claims?
Een compliancy claim volgt op een licentiereview. Bij deze licentiereview wordt beoordeeld of u zich heeft gehouden aan de gepaste wet- en regelgeving van de softwarelicenties die u gebruikt. Mocht dit niet het geval zijn en u zich dus – buiten uw weten om – niet aan de regelgeving heeft gehouden, dan ontvangt u een compliance claim. Het kan zo zijn dat u niet doorheeft dat u zich niet aan de regels van de software houdt. In dit geval kan de compliance claim vrij rauw op uw dak vallen, omdat u naar eigen weten netjes gebruik hebt gemaakt van de software licentie. De claim houdt u scherp om u aan de regelgeving te houden en op de juiste manier met uw licenties om te gaan.
Wat betekent compliance?
Hebben we het over compliancy claims, dan komt hier het woord ‘compliance’ bij kijken. Dit woord komt uit het Engels en betekent zoiets als ‘naleven van de opgestelde regels’. In dit geval gaat het er dus om dat de regels van de software licenties worden gevolgd. Lap de regels van de desbetreffende softwareleverancier dus niet aan uw laars, maar verdiep u bij gebruik in de eisen van de licentie. Hierdoor weet u zeker dat u op de juiste manier met de programma’s omgaat en geen compliancy claims zal ontvangen.
Waar moet u op letten bij aanschaf van softwarelicenties?
Tegenwoordig kunnen bedrijven niet meer om software heen. Dit kan gaan om de basis (denk aan Microsoft Office), maar ook zeer vakkundige programma’s komen aan bod. Gaat u aan de slag met software, dan is het van belang dat u hier met de nodige deskundigheid aan begint. Dit vraagt om voldoende kennis van de programma’s, maar ook eventuele regelgeving die de leveranciers hebben opgesteld. Iedere softwarelicentie gaat gepaard met een eigen wet- en regelgeving.
Na verloop van deze licentie software wordt gekeken of u zich aan deze regeling hebt gehouden. Dit gebeurt met de zogenaamde licentiereview. Blijkt hier dat u zich niet aan de regels heeft gehouden, hangt er een compliance claim boven uw hoofd. Om dit te voorkomen is het dus van belang dat u zorgvuldig met de licentie omgaat. Blijf daarom altijd op de hoogte van de voorwaarden van een software leverancier en verdiep u voor het gebruik goed in de regelgeving van de licentie. Hierdoor weet u altijd waar u aan toe bent en komt u niet voor vervelende verrassingen te staan, als blijkt dat u niet juist gehandeld hebt.
Het aanschaffen van de juiste licentie software
Niet iedere software is geschikt voor elk bedrijf. Het vereist maatwerk. Zoals iedere onderneming uniek is, is ook de aanschaf van software afhankelijk per bedrijf. Om zeker te weten dat u met de juiste software aan de haal gaat, is het van belang dat u zich hier vooraf in verdiept. Het is een investering die hand in hand gaat met de langetermijnvisie en expertise van IT. Wilt u slim inspelen op de toekomst, dan is het essentieel dat de software hierop aangepast wordt. Zo maakt u optimaal gebruik van de licentie en haalt u alle middelen eruit die erin zitten. Het is zonde als u betaalt voor een softwareprogramma die nauwelijks aansluit bij uw diensten. Daarom is het van belang dat u een programma dat past bij uw bedrijf.
Weet u niet waar u moet beginnen of hoe u zich kunt verdiepen in de juiste software? Neem gerust even contact met ons op. Wij adviseren u graag over het slim inkopen van de software en hoe u hier optimaal gebruik van maakt. Ook voor tweedehands software kunt u bij ons terecht.
Wat kunt u doen bij compliancy claims?
Thornstein begeleidt u van A tot Z in het proces van de licentiereview: vanaf de onderhandeling tot de daadwerkelijk opgelegde claim. We adviseren u graag over de juiste aanpak van de claim en voeren de onderhandeling met de softwareleverancier voor u. We vechten een eventuele claim voor u aan of schipperen met de leverancier over de uitkomst van de licentiereview. Door onze jarenlange ervaring met grote partijen weten wij uw claim te minimaliseren of zelfs van tafel te krijgen. Onze specialisten zijn nauw op de hoogte van de nieuwste wet- en regelgeving en adviseren u graag over een optimaal gebruik van de software. Graag helpen wij u om compliancy claims te voorkomen en de diensten eerlijk te benutten. Wij gaan graag voor u aan de slag en schakelen onze experts in om u te adviseren over de licentie software.
Bovendien ondersteunen wij u bij het inkopen van de software. Onze deskundigen kunnen u uitgebreid adviseren over de best passende licenties bij uw onderneming, zodat u kosten bespaart en inspeelt op uw langetermijnvisie.
Vraag nu om advies voor uw compliancy claims
Heeft u een compliancy claim ontvangen of heeft uw softwareleverancier een licentiereview aangekondigd? Thornstein Groep helpt u graag bij de onderhandelingen. Wij gaan het proces voor u aan en ondersteunen u waar nodig. Neem nu contact met ons op. Onze specialisten adviseren u graag.
Thornstein Groep is specialist in het beheren van IT-contracten. Wij adviseren u graag in de kostenbesparing hierin. Onze expertise ligt bij de software-inkoop tegen scherpe tarieven en gunstige voorwaarden. Wij kunnen u helpen met de volgende zaken:
- Procurement advies
- Cloud migraties
- IT aanbestedingen
- IT kostenbesparingen
- Digitale transformaties
- Merger and acquisition
- IT sourcing
