Op het gebied van kostenbeheer zorgt cloudadoptie voor een grote verandering. Kostenbeheer in een traditionele on-premises wereld is gebaseerd op vernieuwingscycli, hostvernieuwing en periodiek onderhoud. U kunt deze kosten voorspellen, plannen en verfijnen om ze af te stemmen op de jaarlijkse investeringsbudgetten.
In de praktijk zien we dat IT engineers cloudkosten genereren, handmatig of automatisch gegenereerd door code, zonder dat finance en procurement hierbij betrokken is. Op een gegeven moment blijkt dat de kosten veel hoger zijn dan verwacht / gebudgetteerd en worden er acties opgestart om kosten te verlagen. Binnen FinOPS methodieken wordt veelal gekeken op welke wijze inzicht in en optimalisatie van de uitgaven aan reeds bestaande diensten kan worden behaald. Er is nog relatief weinig aandacht voor het vooraf inschatten van cloud kosten.
Wij hebben daarom een aanpak opgesteld die cloudkosten voorkomt voordat ze gemaakt worden.In onze aanpak is voor ieder workload die naar de cloud verplaatst wordt of in de cloud wordt opgestart een goedgekeurd budget vereist. Budget wordt verkregen door middel van een business case of cost case. In deze business / cost case wordt de voorgestelde oplossing bekeken vanuit diverse oogpunten: aansluiten op de benodigde service levels, architectuur, security, kosten. Om de te verwachten kosten vast te stellen wordt gebruik gemaakt van een calculator die iedere Cloud provider ter beschikking stelt.
We doen dit door de business case op te stellen in workshops waarbij stakeholders van business, finance, procurement en IT aanwezig zijn. In deze workshops wordt de behoefte van de business met service levels (zoals availability) en de bijbehorende voorgestelde architectuur met elkaar besproken. Gecombineerd met kosteninschatting van verschillende scenario’s wordt uiteindelijk een business case opgesteld waarin kostenbesparingsmethodieken (RI’s, optimal sizing) is meegenomen.
De voordelen van deze aanpak zijn de volgende:
- Overall uitgaven zijn lager
- Business krijgt meer begrip over de knoppen waaraan gedraaid kan worden om de kosten te beïnvloeden
- IT engineers worden getriggerd om meer over kosten na te denken, wat cost awareness vergroot
- De forecasting van kosten is beter
- In de day to day werkzaamheden schakelen stakeholders sneller met elkaar bij uitzonderingen / incidenten omdat men elkaar al kent.
Praktijkcase
Een organisatie is voornemens om haar ERP systeem naar de cloud te brengen. Momenteel wordt de volledige ERP omgeving door een externe partij beheerd. Deze partij zal ook de overgang naar de cloud als project begeleiden en zal de cloudoplossing ook weer gaan beheren.
Initiële kosten calculatie
De externe partij heeft in de Azure calculator de volledige beoogde omgeving inclusief alle diensten (bijv Azure Backup). Vervolgens heeft er overleg met een cloud architect en een cost engineer van opdrachtgever plaatsgevonden. In dit overleg zijn de architectuur, sizing, uitgangspunten en kosten besproken. Vanuit de cost engineer en cloud architect werden de volgende bevindingen en impact op kosten besproken:
- De beoogde VM’s zijn relatief duur (geaccepteerd omdat ze door de ERP leverancier gecertificeerd dienen te zijn, deze VM’s zijn een beetje oversized)
- Test en acceptatieomgevingen alleen tussen 7.00 en 18.00 uur op werkdagen aanzetten
- Reserved Instances kopen voor de productieomgevingen
- Azure Hybrid Benefit voor de Windows Servers inzetten
- Prepayment voor SUSE Linux
- Wijzig Premium SSD naar Standard SSD in non-productieomgevingen
Het doorvoeren van deze aanpassingen heeft het volgende effect op de (te verwachten) running costs, waarbij 3 reële scenario’s zijn gedefinieerd
Daarnaast is besproken hoe om te gaan met kosten in de transitiefase. In eerste instantie wilde de leverancier gewoon de benodigde machines in Azure provisionen en laten draaien. Na overleg is afgesproken dat er kritisch gekeken wordt naar wanneer de VM’s aan staan en dat ze bij idle draaien ook (automatisch) uitgezet worden. Vanwege het feit dat opdrachtgever voldoende Windows Server Datacenter licenties heeft is er voor gekozen om AHB altijd aan te zetten.
Als we het vergelijk maken in de kosten met hoe een project normaal gesproken bij deze organisatie verloopt zien we dat er voor €35K aan kosten voorkomen worden gedurende de projectfase.
De verantwoording hiervan is als volgt:
- In de projectfase vinden normaal gesproken geen optimalisatie plaats. Vanwege de opbouw van omgeving lopen de kosten gelijkmatig op. In de optimale scenario worden machines vaker uitgezet en is AHB al geactiveerd.
- Bij Live gang in juli zitten beide scenario’s in PAYG, bij optimal gaan de acceptatie en testomgeving geautomatiseerd aan en uit en is AHB toegepast. In het normale scenario draaien alle omgevingen 24×7 zonder verdere optimalisaties.
- Na 2 maanden live draaien is de sizing van de omgeving in het Optimal scenario geverifieerd en worden RI’s en SUSE licenties aangeschaft. In het normale scenario wordt pas na 4 maanden actie ondernomen door test en acceptatie uit te zetten o tijden dat deze niet gebruikt worden.
- Pas een half jaar na live gang is worden verplichtingen voor RI’s en Suse licenties aangeschaft aangezien procurement en finance hier nog betrokken dienen te worden.
In dit traject zagen we dat gedurende het opstellen van de business case de houding van IT engineers wijzigde. In eerste instantie vonden ze het vervelend om potentiële kostenbesparende maatregelen te onderzoeken /bespreken, maar naar mate het proces vorderde kwamen ze zelf ook met creatieve initiatieven om kosten te besparen.
Kortom, gedurende de hele ontwikkeling van de business case laat deze casestudy zien hoe de aanpak IT-engineers aanmoedigt om proactiever na te denken over kosten, wat leidt tot meer kostenbewuste besluitvorming. Door belanghebbenden van meerdere afdelingen te betrekken en gebruik te maken van de expertise van cloudarchitecten en kosteningenieurs, kunnen organisaties een betere kostenbeheersing bereiken, uitgaven nauwkeuriger voorspellen en onnodige uitgaven in de cloudomgeving voorkomen.
